Makkelijke tips voor ‘moeilijke’ gesprekken.

Als gesprekken, die nogal eens als moeilijk worden ervaren, scoren het exit gesprek, het ontslag gesprek en ook het verzuimgesprek met de zieke medewerker hoog. Een paar tips om deze gesprekken te vergemakkelijken:

1. Zorg dat u zich goed voorbereid. Wellicht een beetje een dooddoener, maar juist deze voorbereiding maakt dat je doelgericht te werk kunt gaan. Ken het personeelsdossier. Weet welke beslissingsruimte er is. Zet uw motieven nog even op een rijtje. Weet wat u met het gesprek wilt bereiken.
2. Schep structuur vanaf het eerste moment. Dat geeft rust. Maak duidelijk wat ú werkelijk wilt. Blijf dicht bij uw doelstellingen en blijf hierop  focussen tijdens het gesprek, wat er ook gebeurt. In het aftasten van de mogelijkheden moet er ook ruimte zijn voor: ‘Wat wil de ander?’ en ‘Wat is goed voor deze relatie?’
3. Heb niet de angst dat u uitkomt op de verkeerde keuze. Dat creëert snel een ‘hakken in het zand’ houding en is contraproductief.
4. Ga af en toe eens in de 3^e positie zitten. Door in gedachten het gesprek even van een afstand te bekijken kun de vragen zoals ‘Hoe zitten wij nu eigenlijk met elkaar te praten?’ en ‘Wat gebeurt er nu werkelijk?’. Wanneer het gesprek plaatsvindt vanuit respect en openheid, zonder de druk dat er iets waar gemaakt moet worden, ontstaat er veel ruimte. Natuurlijk veroorzaakt  afscheid en verlies veel emotie. Verdriet, boosheid, echter wanneer die er ook gewoon mag zijn en die ons niet aanzet tot een  behoefte,  dan wordt het al een stuk makkelijker.
5. Mocht dan inderdaad toch blijken dat het gesprek de kant op gaat van aanval-verdediging, dan bent u in staat hierop te interveniëren doordat u het patroon herkent. Door dit patroon ook te benoemen, daarna aan te geven dat u daar niet op uit bent en waar u wel naar op zoek bent, kunt u de patstelling verbreken. Daar nog aan toegevoegd worden dat de behoeften en belangen niet gelijk hoeven te zijn om toch tot elkaar te komen.
6. Zoek met elkaar naar alternatieven in plaats van vechten of vluchten. U vraagt commitment aan de ander door uw wens om te zoeken naar alternatieven te delen met uw gesprekspartner, waardoor u kunt vernemen of dat een gezamenlijk doel is. Zo ontstaat er een gedeelde verantwoordelijkheid. Stel  bijvoorbeeld de vraag : “Hoe kunnen we nu openhartig naar elkaar zijn, zonder dat we er chagrijnig of kwaad van worden en elkaar vliegen gaan afvangen?”

U zult vervolgens merken dat bij helderheid over behoeften en belangen en transparant zijn  over mogelijkheden en onmogelijkheden moeilijke gesprekken ook bij kunnen dragen aan  wederzijdse openheid en de bereidheid om tot een oplossing te komen.

Voor dit soort gesprekken  waar ook afspraken richting de toekomst gemaakt worden is het goed om een vervolgafspraak te maken. Hierbinnen kunnen  de afspraken nog even geijkt worden en definitief gemaakt worden. (ook juridisch wenselijk)